מי אני, מה אני? מדריך להוראות ניהול ספרים
מהן "הוראות ניהול ספרים" ולמה חשוב לציית להן?
הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות)- התשל"ג 1973, קובעות כיצד ינהלו עסקים את הרישום החשבונאי של הכנסות, הוצאות, ביצוע עבודות ותנועות כספים.
הוראות ניהול הספרים נועדו לאפשר למפקחי מס הכנסה הבנה מהירה של מצבו הכספי של העסק בעת ביצוע ביקורת, ולהעניק לרשויות כלים לאימות ההכנסה המוצהרת. כמו כן, היצמדות להוראות מסייעת לרואי החשבון לבצע ביקורת יעילה על הדוחות השנתיים.
במקרה של הפרת ההוראות הרלוונטיות לעסק, רשאית רשות המסים להחליט על "פסילת ספרים", ולהוציא לעסק שומה לפי מיטב השפיטה- כלומר, לחייבו במס בהתבסס על הערכות וסטטיסטיקה ענפית, ולא בהתאם להכנסה בפועל.
כמו כן, מס הכנסה רשאי להחליט על ניכוי מס במקור בשיעור של עשרות אחוזים מכל תקבול עסקי - פגיעה ודאית בתזרים המזומנים וביכולת לעמוד בתשלומים השוטפים של העסק.
האם כל ההוראות חלות על העסק שלי?
לא. רבות מההוראות מבחינות בין סוגי עסקים שונים. התמצאות במבנה ההוראות תעזור לכם לזהות אילו הוראות רלוונטיות לעסק הנדון.
-
פרק א'- הוראות כלליות, המחייבות את כל בעלי העסקים, למשל: אמות המידה למערכת הנהלת חשבונות תקנית; חובת שמירת המסמכים, נהלי גיבוי והשמדה, אופן ניהול מערכת חשבונות ממוחשבת ועוד.
-
פרק ב'- תיעוד. פורמט תקני ואופן הרישום הנכון לחשבוניות, קבלות, תעודות משלוח וכו'.
-
פרק ג'- ספרי החשבונות. פירוט מאפייני הסוגים השונים של ספרי חשבונות, למשל ספר קופה, ספר תקבולים ותשלומים, ספר הזמנות, ספר כניסה ויציאה של טובין ועוד. מבין כל סוגי הספרים, קיימת חובה לנהל רק את אלה המוזכרים בתוספת הרלוונטית לעסק, כמוסבר להלן.
מונחים מרכזיים בהוראות ניהול ספרים
פרק א' להוראות מגדיר מספר מונחים החיוניים להבנת לשון החוק והתמצאות בו:
ספר
המקום בו נרשמות פעולות, כגון מכירות, קניות, תשלומים, תקבולים והזמנות.
עסק אשר מנהל חשבונות בשיטת החשבונאות הכפולה רשאי לנהל את הספרים הנזכרים בפרק ג' בתוכנת הנהלת חשבונות ממוחשבת.
עם זאת, מרבית העסקים העצמאיים מנהלים חשבונאות חד-צדית, ועל כן, מקום שהם חייבים לנהל ספר זה או אחר, עליו להיות ספר נייר כרוך.
במקרה של ספר נייר, יש לנהל את הרישום בעט. מחיקה תתבצע באמצעות קו, ולא באמצעות טיפקס.
במקרה של הנהלת חשבונות ממוחשבת, רק תנועות אשר נקלטו בקובץ הקבוע (כלומר, ממוספרות בסדר רץ וללא אפשרות מחיקה אלא על-ידי רישום תנועה נוספת) תיחשבנה כפעולות שנרשמו בספרים.
ספר כרוך
חוברת עשויה נייר, אשר דפיה כרוכים וממוספרים מראש בסדר רץ, טרם התחלת השימוש בהם.
המספור יכול להיות מודפס או ידני, ובלבד שייעשה טרם תחילת הרישום בספר.
מערכת חשבונות ממוחשבת
תוכנת הנהלת חשבונות אשר אושרה על-ידי רשות המסים, כגון "חשבשבת", "ריווחית", "שקלולית", "SAP" וכיו"ב.
גיליונות אקסל וקבצי מסמכים אחרים לא ייחשבו למערכת חשבונות ממוחשבת.
תיעוד פנים
מסמכים שהופקו על-ידי העסק, כגון חשבוניות, קבלות, ספר פדיון יומי, סרט קופה רושמת וכו'.
כל סוג מסמך חייב להיות ממוספר בסדר רץ נפרד. עם זאת, אין חובה שהסדר הרץ יתחיל מ-1.
תיעוד חוץ
מסמכים שהופקו על-ידי צד שלישי לעסק, כגון חשבוניות וקבלות מספקים, הזמנות רכש מלקוחות, הסכמים וכו'.
מסמך ממוחשב
תיעוד (פנים או חוץ) אשר נוצר, נשלח ונשמר ע"י תוכנות מחשב, ואשר חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת.
חתימה זו יכולה להיווצר על-ידי הוספת רכיב לתוכנת הנהלת החשבונות, או בהתקשרות עם חברה שהינה גורם מאשר.
דגשים לעניין מסמך ממוחשב
1. שליחת מסמך ממוחשב במקום מסמך נייר אפשרית רק אם הנמען הסכים לכך בכתב מראש.
2. תיעוד שהופק בתוכנת הנהלת חשבונות ונשמר כקובץ (למשל, PDF), אינו מהווה מסמך ממוחשב אם אינו נושא חתימה אלקטרונית.
כללים עיקריים ברישום תיעוד
פרק ב' להוראות מתווה את הכללים לפיהם יפיק העוסק את "תיעוד הפנים".
זכרו - לא כל סוגי תיעוד הפנים רלוונטיים לכל עוסק. למשל: עוסק פטור לא יפיק חשבוניות מס; עוסק הנותן שירות, וכן עוסק שאינו מקיים משלוחים, לא יפיקו תעודות משלוח.
קבלות:
1. חייבות להיות ממוספרות בסדר רץ.
2. חייבות לאפשר מסירת העתק למשלם.
3. שם הנישום ומספר העוסק (ת.ז, ח.פ, ע"ר או שותפות, בהתם לצורת ההתאגדות).
4. תאריך.
5. שם המשלם, למעט מקרים של מכירה קמעונאית במזומן; כתובת המשלם, למעט אם ידועה לנישום.
6. הסכום שהתקבל, ואם התקבל בשיק- את פרטי השיק.
7. מהות התקבול- עבור מה שולם.
8. חתימת הנישום.
חשבוניות מס:
יכללו את כל הפרטים החלים על קבלות בסעיפים 1-5 ו-8 לעיל, ובנוסף:
1. תיאור הטובין או השירות שנמכרו.
2. יחידת המדידה של כמות הטובין (למשל, ק"ג או יחידות מוצר).
3. הכמות שנמכרה.
4. מחיר ליחידה (לפני מע"מ).
5. סך כל המחיר לפני מע"מ, סכום המע"מ וסך החשבונית כולל מע"מ.
הודעות זיכוי:
יכללו את כל הפרטים החלים על קבלות בסעיפים 1-5 ו-8 לעיל, ובנוסף:
1. מספרי החשבוניות בגינן ניתן זיכוי.
2. הסיבה למתן הזיכוי.
3. סך הזיכוי לפני מע"מ.
4. סכום המע"מ לפי השיעור שהיה בתוקף במועד הוצאת החשבונית.
5. סך הזיכוי כולל מע"מ.
תעודות משלוח:
יש להפיק תעודת משלוח בכל יציאת פריטי מלאי מבית העסק, גם אם טרם נמכרו. תעודות משלוח בגין סחורה שטרם נמכרה ימוספרו ברצף נפרד.
ניתן לוותר על תעודות משלוח רק במידה והופקה חשבונית במועד יציאת הסחורה.
התעודות יכללו את כל הפרטים המופיעים בחשבוניות, אך אין חובה לציין בהן מחירים (סעיפים 4-5 לעיל).
מדריך מהיר להתמצאות ב"תוספות" - אילו הוראות מחייבות את העסק שלכם?
התוספות מכילות פירוט של הספרים והמסמכים שיש לנהל, בהתאם לסוג העסק- יצרני, קמעונאי, נותן שירותים וכו'.
עסק אשר פעילותו, כולה או חלקה, עונה על קריטריונים של תוספת מסוימת, חייב לנהל את רישומיו לפי תוספת זו.
על כן, יכול להיווצר מצב בו עסק אחד יחויב לנהל ספרים לפי יותר מתוספת אחת.
למשל: מהנדס מכונות המספק הן שרותי תכנון והן שרותי ייצור של מכונות, יחויב בתוספת ה' (בעלי מקצועות חופשיים) ובנוסף בתוספת א' (יצרנים). מכאן, שיהיה עליו לנהל את הספרים המוזכרים בשתי התוספות הנ"ל.
כל סוג עסק חייב בתוספת אחת לפחות. סוגי עסקים שאינם מוזכרים ספציפית באף אחת מהתוספות חייבים לציית לתוספת י"א.
עם זאת, עוסק פטור ממע"מ אינו חייב בניהול כל הספרים המוזכרים בתוספת המתאימה לו, ויכול להסתפק בשני פריטים בלבד:
-
שוברי קבלות או ספר פדיון יומי
-
תיק תיעוד חוץ.
טבלה לזיהוי התוספות הרלוונטיות לפי סוג העסק
ניתן לחפש בעמודת "מקצועות נכללים" את המקצוע המבוקש ולצפות בתוספת המלאה על-ידי לחיצה על הלינק.
שימו לב- הדרישות המובאות בטבלה הן חלקיות ונועדו להמחשה בלבד. לקבלת הדרישות המלאות יש לקרוא בעיון את התוספת.
במידה והנכם בעלי עסקים רצוי להיוועץ ברואה חשבון מוסמך, על מנת לזהות את כל התוספות החלות עליכם.